V rámci emailové komunikace umožňuje eBrána systém využít možnost ukládání příchozích a odchozích emailů do permanentní databáze. Takto ukládaná komunikace se váže přímo k Firmám, Zakázkám, Aktivitám a Osobám. Díky této funkci všechny emaily v systému zůstanou uloženy pro další potřebu a zpětnou vazbu.
Emaily v systému zůstanou i v případě zrušení emailového účtu, například z důvodu odchodu obchodního zástupce. Přístup ke zrušené emailové schránce zanikne ale veškerá komunikace, vedená s klienty, zůstává plně zachována. Nový obchodník má díky této funkčnosti systému rychle dostupný přehled o všem, co bylo s klientem řešeno a může tak bez problémů v komunikaci pokračovat.
Samotné zatřízení a ukládání emailů probíhá dvěma způsoby:
Důležité upozornění:
V některých případech může nastat problém s propojením cizího mail serveru se systémem. U cizích serverů vyjma přednastavených (gmail.com, seznam.cz a centrum.cz) nejsme schopni garantovat 100% relevanci propojení. Při provozu může docházet k nepropisování složek vytvářených v mailovém klientu systému do schránky na mail serveru. Emailový klient obsažený v systému se serverem komunikuje pomocí IMAP a SMTP, které nemusejí mít na straně poskytovatele korektně nastavená pravidla. Pro bezproblémovost celého řešení proto nabízíme přesunout služby na mail server eBRÁNA.
Obecná pravidla podle kterých se maily automaticky ukládají do permanentní databáze
Z příchozího mailu je možné ručně zatřídit nezatříděný mail do Aktivity, Zakázky a Firmy, kliknutím na ikonku složky v hlavičce mailu. Kromě zatřízení k již existujícím záznamům, máte možnost z příchozí zprávy založit novou aktivitu, pak se text mailu automaticky zkopíruje do popisu aktivity. Je-li email zatřízený, zobrazuje se info o tom jak v listu s výpisem všech zpráv, tak v detailu konkrétní zprávy. V jednotlivých modulech se pak odpovídající maily zobrazují na samostatných záložkách Emaily, viz níže.
Zobrazení již zatříděného emailu
Ve výpisu všech emailů je mail uložený v permanentní databázi označen ikonou adresáře. Zobrazuje se u něj nejkonkrétnější záznam, ke kterému je přiřazen - aktivita, firma nebo zakázka.
V každé aktivitě se zobrazují zatřízené maily týkající se dané aktivity. Tyto e-maily se nacházejí v sekci Emaily. V této sekci se ukazují všechny emaily, které byly zatřízené v emailovém klientu do aktivity nebo na ně bylo odpovězeno přes aktivitu.
V aktivitě jsou také volby pro rychlé napsání zprávy "Napsat zprávu" a na možnost odeslat obsah aktivity emailem "Odeslat aktivitu emailem" - takto napsaný email se také uloží do permanentní databáze a bude se zobrazovat u aktivity, ze které byl poslán, stejně tak se přiřadí i odpovědi na tento mail.
Maily uložené v permanentní komunikaci najdeme v záložkách v těchto modulech:
Pro správné automatické zatřízení mailů do firmy, která nemá společnou firemní doménu, je potřebné mít korektně spárované kontaktní osoby, se kterými obchodník komunikuje, maily psané takto zatříděnou osobou se pak automaticky propisují i do firmy.
Email, kde příjemce i adresát je z majitelské firmy se automaticky nezatřídí do permanentní komunikace. Tento email se neukáže uživateli systému ani na jednom z výskytů permanentní komunikace (tzn. v Osobách, Firmách, Zakázkách, Aktivitách).
Je zde ale výjimka - Je-li u majitelské firmy vyplněno pole “Emailová doména”, email se zatřídí dle všech obecných pravidel zatřízení do permanentní komunikace. Nebo v případě, že jeden z komunikujících (odesílatel nebo příjemce) mail ručně zatřídí do Aktivity / Zakázky / Firmy, pak i navazující komunikace se bude k těmto záznamům automaticky ukládat.
Detail emailu, který je uložený v permanentní komunikaci se zobrazuje prokliknutím mailu ze záložky Emaily umístěném v příslušném modulu (Firma, Zakázka, Aktivita). Na tento detail se může prokliknout uživatel, který má na daný mail právo (viz další kapitola)
Části detailu permanentního emailu:
Ruční zatřídění slouží pro možnost zatřídit mail, který se sám automaticky nepřiřadil. Kliknutím na ikonu složky v hlavičce mailu se zobrazí možnosti k zatřídění.
Zkopírování do aktivity umožňuje vytvořit z mailu novou aktivitu, do které se přesně zkopíruje obsah daného mailu do popisu aktivity, kterou poté mohu předat k realizaci. Přidat úkol založí novou prázdnou aktivitu, do které si vyplním vlastní popis úkolu, který z mailu vyplývá. Zatřídit do aktivity / k zakázce / k firmě znamená přiřadit email k existující aktivitě / zakázce / firmě.
Ruční zatřízení provede uživatel v e-mailovém klientovi. Po zatřídění se mail propíše do všech modulů kam byl zatřízen. Další pokračující komunikace vycházející ze zatříděného mailu se už sama bude automaticky zatřizovat.
Zatřízení se pak zobrazí výpisem daného záznamu u ikonky zatřízení.
Email permanentní komunikace je ostatním uživatelům viditelný podle toho, jak jsou v systému nastavena práva pro viditelnost. V systému zatřízení máme možnost dvojího nastavení práv pro zobrazení mailů uložených do permanentní databáze.
V základu (defaultu) nastavujeme na implementacích striktní práva, pouze na vyžádání klienta nastavení měníme na volnější variantu.
Viditelnost práv lze ručně rozšířit takto:
Klikem na ikonu sdílení otevřete modální okno, ve kterém přidáte osoby, které budou i v budoucnu sledovat celou komunikaci u firmy / zakázky / aktivity.
Kliknutím na ikonu sdílení nastavujete práva na jednotlivé maily, uživatel tedy neuvidí minulou ani budoucí komunikaci.
Každý modul systému má k dispozici předdefinovaná upozornění na důležité akce, které se v modulu dějí. Každé upozornění může být jinak důležité, a proto jsou pro označení důležitosti používány 3 úrovně priority. Tyto priority dělíme na normální, vysoká a okamžitá. Každé z těchto úrovní odpovídá jedna ikona zobrazena vedle vašeho jména v pravém horním rohu plochy.
- Priorita - Normální, Vysoká, Urgentní, Okamžitá
Každý uživatel si sám může zvolit, které události jsou pro něho důležité a které naopak pouze informativní. Má k dispozici možnost zvolit, zda chce upozornění pouze zobrazit nebo rovnou zaslat na email nebo zda na maily upozornění nepotřebuje a tak je může vypnout.
Více o upozorněních a jejich obecná nastavení naleznete ZDE.
