Upravit stránku

Modul Osoby

Evidujte si veškeré informace o zaměstnancích a doplňujte info o obchodních partnerech. Ve svém profilu si nastavte, jaká upozornění se vám budou zobrazovat, vlastní fotku či novou adresu nebo telefonní číslo.

Modul Osoby slouží k evidenci jak zaměstnanců, tj. uživatelů systému, tak i kontaktů na klienty. Modul Osoby může sloužit i jako nástroj pro personalisty, tedy k evidenci uchazečů.

Modul Osoby otevřete cestou Systém > Osoby. 

Běžný uživatel bez přidělených administrátorských práv může tento modul pouze prohlížet, případně filtrovat podle svých potřeb a upravovat data ve svém osobním profilu.

Videonávody k modulu Osoby

  • Přidání nové osoby

    Pokud potřebujete přidat nového zaměstanace, uchazeče, či osobu, kterou potřebujete v systému evidovat využijte nejrychleší cesty pro přidání dostupné v každé otevřené ploše systému. "+" (na horní liště vlevo vedle loga) > Přidat osobu.

    Další cesta pro přidání osoby je přes modul Osoby Systém > Osoby > Přidat

    V obou případech se otevře okno pro přidání nové osoby do systému obsahující tyto povinná pole: 

    Jméno, příjmení a jeden kontaktní údaj - při zakládání osoby, musíte znát email nebo telefonní číslo

    firma a pozice - pokud chcete, aby byla osoba rovnou navázaná na konkrétní firmu, je třeba nastavit údaje o firmě a pozici (vztah lze přidat i později v editaci profilu osoby)

    Při zadání Jména přidávané osoby začne systém (pokud je Jméno již zapsáno v systému) v pravém okně  zobrazovat výsledky validace vkládaných dat.
    Při zadání Příjmení začne validátor systému zpřesňovat své výsledky. Pokud systém stále nachází shodu je tlačítko Přidat neaktivní a má bílou barvu. V pravém okně je zobrazena zpřesněná nabídka shodných dat.
    Pokud je přidávaná osoba unikátní, validátor nenabízí žádnou nabídku, tlačítko Přidat se aktivuje a změní svou barvu na zelenou.

    Zadání E-mailu je poslední nutný krok pro přidání osoby do systému a vytvoření profilu Osoby. Zadaný e-mail je, tzv. Hlavním e-mailem Osoby. Na tento email systém následně směřuje všechny upozornění a zprávy zasílané systémem, např. e-mail pro prvotní přihlášení.

    Pokud není email unikátní změní rámeček svou barvu na červenou. I tak však půjde osoba přidat.

    Zde už můžete kliknout na Přidat a profil je založen. Všechna data můžete vyplnit v editaci profilu. Doporučujeme však maximum dat vyplnit již v přidávacím okně.

    Zbývající nastavení Osoby včetně přístupů do systému se již nastavuje v editaci Profilu osoby.

    Mezi nepovinná data při založení profilu Osoby patří ostatní jména a tituly přidávané osoby.

    Pro urychlení přidání nové osoby a nastavení základních dat je výhodné vyplnit maximum dat přímo v přidávacím okně (Nebudete se k tomu muset vracet).  

    Kliknete na Rozbalit, otevře se celá nabídka (Všechna tato data jdou přidávat i v editaci). 

    Posledním co pro urychlení následné editece doporučujeme doplnit je Firmu a pozici přidávané osoby ve firmě (zase platí že se k tomu nebudete muset vracet později)

    V této části dochází k rozdílu mezi uživateli systému a klienty - pokud vyberete firmu, která je označená jako majitel systému (vaše firma), dostanete k výběru uživatelské pozice

    Pokud vyberete jinou firmu (jedno jestli klient nebo dodavatel), budete mít na výběr z pozic označených jako klientské

    .

  • Editace profilu

    Editací profilu se rozumí možnost upravovat data uvedená v Profilu Osoby. Každý uživatel s přístupem může měnit pouze svůj osobní profil. Pracovníci HR a IT oddělení, kteří mají zpravidla oprávnění správy modulu mohou upravovat data ve všech profilech Osob. 

    Každý profil Osoby v sobě obsahuje několik záložek, jejich množství záleží na aktuálním nastavení profilu.

    Přehled

     

    Základní údaje

     

    Životopis

     

    Zaměstanec

     

    Email

     

    Nastavení

     

    Upozornění

     

    Historie

     

  • Smazání soukromých údajů
    U konkrétní osoby klikněte na tlačítko Smazat soukromé údaje vpravo nahoře. 
    Vyberte, jaké údaje chcete smazat a klikněte na modré tlačítko Odstranit.
    Po kliknutí na tlačítko Odstranit, najdete u těchto záznamů příznak "zrušený záznam"
    Veškeré záznamy o mazání soukromých údajů najdete v modulu Nastavení > GDPR reporty
  • Smazání profilu
    Pokud se rozhodnete osobu smazat, zaškrtnete ji v zaškrtávacím boxu na začátku příslušného záznamu a následně zvolíte na konci stránky možnost Smazat.

    Smazané kontakty je možné zobrazit v koši a díky tomu lze kontakt kdykoliv obnovit. 

    Tento koš zobrazuje seznam všech smazaných osob.

    Pro obnovení osoby z odpadkového koše jsou stejně tak, jako při mazání, dvě možnosti. První využijete chcete-li obnovit z koše pouze jednu konkrétní osobu. V takovém případě můžete použít ikonu šipky zobrazené na začátku příslušného řádku.
    Druhou lze použít došlo-li k odstranění vícero osob, jenž mají být obnoveny. V takovém případě osoby označte pomocí zaškrtávacího boxu na začátku příslušného záznamu a následně pod posledním záznamem aktivujte tlačítko Obnovit z koše.
    Pokud chcete obnovení z koše opustit, stačí zvolit možnost opustit koš a budete vráceni na seznam všech osob.
  • Filtrování Osob

    Vlastnost modulu osoby, kterou jistě oceníte je možnost filtrování. Pro tuto filtraci osob jsou dostupné dva způsoby.

    Prvním způsobem je rychlé hledání, které je aktivováno po kliknutí na ikonu lupy nacházející se vedle roletky pro výběr filtru.

    Aktivaci tohoto rychlého hledání poznáte podle přidaných editačních polí do jednotlivých sloupců v nichž lze vyhledávat.

    Pro zahájení vyhledávání stačí zadat slovo jenž má být obsaženo a potvrdit pomocí klávesy Enter nebo ikony lupy nacházející se vedle vyhledávacích polí.

    Pro vyhledávání v seznamu osob je použita logická spojka "and", tedy jsou zobrazeny pouze záznamy obsahující všechna zadaná slova, která jsme chtěli vyhledat.

    Pokud chcete zobrazit všechny osoby stačí použít ikonu šipky, která resetuje veškerou filtraci a zobrazí tak všechny osoby.

    Tento způsob filtrování je základní a nelze jej uložit pro budoucí použití. Pokud chcete vytvořit filtraci, kterou lze následně kdykoliv používat či sdílet s ostatními, je nutné vytvořit filtr.

    Seznam všech aktuálních filtrů, které mohou být použity naleznete v roletce v pravé horní části plochy. Pokud není zatím žádný filtr vytvořen, je zde zobrazena volba Není vybráno. Tato volba vám zároveň vždy zobrazí všechny osoby i když bude aktivován jakýkoliv filtr.

    Nový filtr lze přidat pomocí ikony Filtr nacházející se vedle této roletky s aktuálními filtry.

    Po zvolení této ikony se zobrazí nová nabídka nad aktuální seznam osob v rámci níž lze zadat parametry nového filtru.

    První částí je volba parametrů podle kterých má být filtrování provedeno. V pravé části jsou zobrazeny veškeré položky, na základě kterých lze filtrovat. Pokud by těchto parametrů bylo mnoho, lze mezi nimi vyhledávat a zobrazovat tak pouze ty, obsahující dané spojení. Toto vyhledávání provedete pomocí vyhledávacího pole nacházejícího se nad seznamem těchto parametrů.

    Výběr daného parametru provedete přetažením do volného prostoru nebo kliknutím levým tlačítkem myši na příslušný parametr.

    Po umístění parametru do tohoto prostoru je zobrazena nabídka pro výběr v rámci daného parametru, přičemž každý z parametrů umožňuje jiné možnosti výběru. Následující obrázek zobrazuje možnosti jednotlivých parametrů.

    Všimněte si, že u parametrů obsahujících datum lze zadávat možnost relativně (například minulý týden). Jelikož lze filtr vytvořit a následně používat kdykoliv, byly by v případě zadání přesného časového rozsahu zobrazováni vždy ti samí lidé, kteří by vyhovovali podmínce. Ovšem pokud například budete chtít zobrazit pokaždé pouze osoby, které do firmy nastoupily nebo nastoupí v rámci časového horizontu, použijete tuto možnost a tím můžete kdykoliv provádět filtraci a vždy bude aktuální.
    Pokud se rozhodnete, že na základě některého z parametrů nepotřebujete filtrovat osoby, můžete tento parametr jednoduše odstranit z výběru pomocí křížku v pravém horním rohu každého z parametrů. V takovém případě je parametr odstraněn a zobrazen v seznamu dostupných parametrů.
    Další vlastností nastavení nového filtru je možnost určení způsobu setřízení dat ve výpisu. Nastavení způsobu setřízení provedete tak, že v části "Řazení výsledků" určíte požadované sloupce, podle kterých se mají data setřídit. Součástí nastavení je i definice  vzestupného/sestupného třízení.

    Další vlastností filtru, jenž máte možnost ovlivnit je zobrazování počtu výsledků na stránku. Tento počet zadáte jednoduše do editačního pole.

    Zároveň můžete také nastavit zobrazované sloupce. Nový zobrazovaný sloupec přidáte pomocí výběru daného sloupce pomocí roletky a následně tlačítka přidat.

    Nově přidaný sloupec se zobrazí ve výpisu zobrazovaných sloupců. Z tohoto výpisu můžete sloupec lehce odstranit pomocí křížku u příslušného sloupce.

    V následujícím kroku můžete filtr nejprve zobrazit pomocí tlačítka Použít filtr, které zobrazí seznam osob vyfiltrovaných pomocí zadaných parametrů.

    V tomto zobrazeném seznamu osob vyhovujících zadaným hodnotám parametrů filtru můžete filtr dále upravovat. Všimněte si také zobrazených hodnot parametrů v horní části plochy. Zde si snadno můžete ověřit, zda osoby, jenž jsou vypsány opravdu odpovídají zadaným parametrům a zda jste opravdu hledali tyto osoby.

    Pokud zvolíte možnost upravit filtr zobrazí se následně znovu nastavení hodnot filtru nad vyfiltrovanými osobami.

    Každý filtr, který začnete vytvářet, je automaticky uložen jako Rozpracovaný a lze jej následně použít pro filtrování. Ovšem tento název je výchozí a kdybyste měli pět filtrů a všechny s tímto výchozím označením, jen těžko byste určili, jaké výstupní hodnoty od daného filtru očekávat. Proto je dobré si filtr pojmenovat vypovídajícím názvem. Toto uložení a pojmenování provedete pomocí tlačítka Uložit filtr.

    Po zvolení tohoto tlačítka se zobrazí dialogové okno vyžadující zadání nového názvu filtru, dále umožňuje přepsat aktuální filtr, tedy pokud vytvoříte nový a chcete jím nahradit stávající, provedete tuto volbu v tomto dialogovém okně.

    Také se zde nachází zaškrtávací box udávající, zda se má název filtru použít také jako nadpis. Pokud tento box zaškrtnete zobrazí se název filtru v případě použití následovně.

    Poslední možností v rámci ukládání filtru je možnost sdílení.

    Po rozkliknutí této možnosti se zobrazí další volby pro sdílení. Máte možnost filtr sdílet všem ostatním uživatelům nebo uživatelům na konkrétní pozici. Uživatelé, jenž jste zvolili pro sdílení daného filtru vidí tento nový filtr zobrazený v části sdílené a mohou si ho libovolně upravit podle svých požadavků. Tato změna se však neprojeví do vašeho filtru.

    Pro vás je tento filtr samozřejmě také použitelný, ale nevidíte ho jako sdílený. Bude uveden mezi vašimi filtry, jelikož vy jste jeho vlastníkem.

    Pokud máte vytvořených vícero filtrů, můžete je jednoduše spravovat, tedy upravovat nebo odstraňovat. Tuto možnost vám poskytuje tlačítko Správa filtrů nacházející se v pravém horním rohu plochy.

    Zobrazí se okno, ve kterém vidíte všechny vytvořené filtry v přehledném seznamu. Každý z těchto filtrů lze editovat pomocí ikony tužky na začátku příslušného záznamu, nebo jej naopak odstranit pomocí křížku na konci tohoto záznamu. Aby se předešlo nechtěnému odstranění filtru jste při odstranění vyzváni k potvrzení odstranění filtru.
    Pokud odstraníte filtr, který je sdílený, potom je odstraněn u všech uživatelů, kteří tento filtr sdíleli. Proto pokud se rozhodnete, že již nepotřebujete filtr, který jste sdíleli s ostatními uživateli, je lepší filtr pouze vypnout než odstranit. V takovém případě se filtr přestane ukazovat ve vašem profilu, ale ostatním uživatelům jenž filtr sdílí se bude nadále zobrazovat. Vypnutí filtru provedete pomocí zaškrtávacího boxu vypnout.
  • Omezený náhled do modulu Osoby

    Jak uživateli omezit náhled do modulu Osoby:

    Pokud chcete, aby měl uživatel omezený náhled do modulu Osoby. Přiřaďte mu roli „Základní moduly - náhled“.

    Uživatel, který má přiřazenou roli "Základní moduly - náhled"  vidí pouze jméno a příjmení ostatních zaměstnanců (klienty a uchazeče nevidí).

Nahoru